落ちて分かった監査に落ちないPMP受験申請におけるプロジェクトマネジメント経験の書き方


PMP受験申請で唯一の自由記述である、プロジェクトマネジメント経験の要約欄。

申請プロジェクトごとのテキストボックスに300字から550字で埋めなければなりません。

一体、何をどう書けば?
悩む人は少なくありません。

私なんかは、マネジメント資料を箇条書きに羅列しただけ。
この体験を元に、同じようなアドバイスを多くの受験生にしていた時期もあって、それで何の問題もなかったわけですが、これはもう随分前の話です。

その後、何人かの受験生が申請した後に、PMIから、
「プロジェクトマネジメント経験が分かり難いから修正して」
という非公式なメール(*)を受け取るようになってから、経験をアピールする一文を英作して入れるようにアドバイスしてきました。

で、これもまた、長い間何の問題も無かったわけです。

(*)修正を促す非公式のメール:
PMP受験のガイドブックには、そんなメールが来るなんてことは書かれてありません。
でも、受験生からすれば親切な対応なわけですよ。

だって、申請内容に問題があっても、監査対象にもせず、もちろんいきなり却下するようなこともしないわけですから。
でもこれも、少し前までの話

 

ところがそうも言ってられなくなくなったのが前のエントリで紹介した事件。
緊急レポート!PMP受験申請で監査に落ちるということ

でも、おかげでプロジェクトマネジメント経験の要約欄をめぐる長年の迷走に終止符が打つことが出来そうです。

なぜかと言うと、受験申請が却下された人の元に届いたPMIからのレターには、監査に落ちた理由が書かれてあったからです。

申請内容のチェック項目も開示されていて、どのチェックは良くて、どのチェックに引っ掛かったのかが明記されています。

再申請では、それに従って修正してスンナリ通りました。

つまり、これからPMP受験申請する人は、これに沿って書けば、監査に落ちるなんてことはないわけです。

 

プロジェクトマネジメント経験の要約欄に書くべき3つのこと

プロジェクトマネジメント経験の要約欄には以下の3つを書きます。

  1. プロジェクトの目的
  2. マネジメントした主な成果物
  3. 結果

形式は、1.と3.が簡単な文章、2.が箇条書きです。
それぞれ注意すべき点を挙げておきます。

1. プロジェクトの目的

シンプルに一文を書いてください。
そもそも全部で最大550字しかないので、大したことは書けませんから。

盛る必要はありませんが、何々を構築するとか、何々を開発するとかだけを書くよりは、それによって達成しようとするビジネス寄りの目的にした方がいいです。
その方が3.の結果が書き易くなります。

例えば、目的が「データベース統合」だけだと、結果には、それが上手く行った、ぐらいしか書けないわけです。

これを「データベース統合による管理コストの削減」にしておくと、コストが何%減っただの、サーバ台数が半分になっただの、プロジェクトの効果が書きやすいわけです。

 

2. マネジメントした主要な成果物

時間数を記入したプロセス群の成果物は必須

意識しなければならないのは、時間数との整合性。
当該プロジェクトの従事時間を5つのプロセス群に分けて記入したはずです。

立上げに時間数を入れたのであれば、必ず立上げに相応しい成果物を挙げなければならないということです。

もちろん、読む人に該当プロセス群の成果物であることを分からせなければなりません。
プロセス群ごとに見出しを付けるのがGood。

リアル感を出す

主要な成果物といっても、ここでマネジメント経験をアピールしなければなりません。
ですから、たとえプレイヤー兼任であっても、プロジェクトの目的物を並べるのはピント外れ。

大日程表だとか、概算見積りとか、課題管理表とか、
なんちゃら方針書とか、
なんちゃら計画書とか、
なんちゃら報告書とか、マネジメントに資するものがいいでしょう。

だからと言って、
プロジェクト憲章、
WBS、
リスク登録簿

これは頂けません。
だって、それじゃ、PMBOK®ガイドからのコピーじゃないですか。^^;

そこは、経験したあなたしか書けないリアル感を出してください。
難しく考えないで、実際の名称を適当に英訳すればいいだけです。
ただし、業界特有の略語とかは避けてください。

見た人が名称だけでイメージしづらいなと思ったら、それに相当するPMBOK用語を括弧書きで付記するのがGood。

 

3. プロジェクトの結果

英作文でも、箇条書きでも構いません。
目的の達成は必須です。
あとは、付随する成果もGood。

苦労したとか、納期が遅れたとか、ネガティブなことは書かないように。
メンバーが成長したことは書いていいですが、昇進したとか、個人的なことは余計。

時間数の申告は戦略的に

550字も書かないといけないの?

よくこう言う人がいます。
それは全然分かってない証拠。

上のアドバイスに従って書いてみると分かりますが、字数オーバーで苦労するのが普通だからです。

当然プロセス群の見出しも字数に含まれるし、括弧書きでPMBOK用語を付記していたら550字なんてあっという間です。
字数制限のせいで成果物が書けないなんていう事態にも遭遇します。

その原因の一つは、プロセス群を欲張り過ぎなんですよ。
一つのプロジェクト申請に5つのプロセス群すべてに時間数を入れてません?

これだと成果物も5つのプロセス群全部に必要ですから、字数が苦しくなるのは当然です。

数ヶ月以上のプロジェクトなのに、数時間しか入れてないプロセス群があったりしません?
それ、意味ないですよ。
ゼロにしましょ、ゼロに。

ゼロであれば、そのプロセス群の成果物は挙げなくていいんですから、字数が空きます。

ですから、例えば、2つのプロジェクトを申告するのであれば、立ち上げと終結だけをアピールするプロジェクトと、計画、実行、監視・コントロールだけをアピールするプロジェクトにハッキリと分けた方が、要約欄が書き易くなるということです。

 

監査で落ちないということは、すなわち監査に当たらない?

ここまで、あえて具体的な英文は示しませんでしたが、あまり似かよった申請が集まるのも良くないからです。

この記事が書けたのも、監査に落ちて初めて評価方法を目にしたからです。

PMIがそれをあえて公開していないのは、コピペで誰でも簡単に書けるようになることを嫌っているからです。

中学英語で十分ですし、細かな点は受験生ごとにバラエティに富んでいた方が自然です。

もし、それでも不安だと言う方は、弊社講座のテキストには、英文でのフォーマットを載せています。
受験申請もサポートいたしますので、ぜひご検討ください。m(_ _)m
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ちなみですね、プロジェクトマネジメント経験の書き方について、実はPMIはアナウンスしてるんです。

今回の記事を書くに当たり、もう一度、申請フォームを見てみました。

プロジェクトマネジメント経験の要約欄のフィールドには相変わらず、
「あなたのマネジメント業務を要約しなさい」とあるのみ。

だけど、横に目をやると、

FAQとして小さく、
「記述には、目的、主たる成果物、プロジェクトの結果を含むべきである」

これ完全にスルーしてました。
この脇に小さくかかれていることこそが重要だったんですね。

 

以上、監査に当たってもビクともしない、プロジェクトマネジメント経験の要約欄の書き方を述べてきました。

もっとも、監査に当たらなければ、徒労に終わるかもしれません。

でも、果たしてそうでしょうか?
今回、監査に落ちた人って、PMIは無作為に監査に選んだのでしょうか?

わたしはそうは思いません。

抜き取り監査の効果を高めようとすれば、受験申請を、まず何らかの基準でふるいに掛けてから監査対象に抽出することはむしろ当然です。

プロジェクトマネジメント経験をキチンと書くことは、監査に当たる可能性をも下げる効果があるやもしれません。


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