プログラム。プロジェクトが集まっているといいことがある


PMBOK®ガイドが言うプログラムとは、プロジェクトの集合です。
「番組」でも、「コンピュータプログラム」でもありません。

集合というと、プロジェクトを集めたように思うかもしれませんが、成り立ちとしてはポートフォリオから降りてきて、プロジェクトに分解前の単位と言った方が正しいでしょう。

プログラムはポートフォリオとプロジェクトを結ぶレイヤ(層)です。

プロジェクトに分解した後は、プログラムの役割が終わりそうな気もしますが、そんなことはなく、ポートフォリオと同様、継続的な役割を担っていて、それがプログラムマネジメント。
それは、プロジェクトマネジメントでは出来ないことなわけです。

さて、集合と言っても、単に集まっただけだとプログラムとは言いません。

調和のとれた方法でマネジメントされる相互に関連するプロジェクトのグループ
<PMBOK®ガイド>

同一戦略につながるプロジェクトの集まりなので当然と言えば当然なのですが、集合としてのメリットがあるわけです。
プログラムのメリット。

余談ですが、
・プロジェクトマネジメント
・プログラムマネジメント

・プロジェクト・マネジャー
・プログラム・マネジャー

この2つ、ぱっと見、字面が似てません?
実は、PMP試験で読み違える受験生が多いんです。

しかも、プロジェクトとプログラムを比較するのは、PMP試験の定番ですから、読み違えた時点でアウト。
ケアレス・ミスで点数を落とさないようにしてください。

では、プログラムのメリットを見ておきましょう。

  • プロジェクト間の整合性
  • 資源の有効活用
  • スケールメリット(economies of scale)
  • リスク軽減

こういう感じ。

プロジェクト間の整合性

プロジェクトマネジメントだけだと整合性がとれないということです。

例えば、商品開発プロジェクトと、商品プロモーションプロジェクト。

仮に、開発プロジェクトが遅れたとしましょう。
このとき、プロモーションプロジェクトは開発プロジェクトに併せてリスケしないといけないわけです。

ところがプロジェクトマネジメントだけだと、プロモーションプロジェクトは計画どおりに粛々と進めてしまう。
で、思わぬキャンセル料や人余りが発生して、リカバリに追われる。

もしや、そんなの単にプロジェクト間で情報伝達が上手くなされていなだけだと思うかもしれませんね。

それはそうなんですけど、言いたいのタイムリー性です。
そら、開発プロジェクトの遅れの情報は入っては来ますよ。

でも、組織は権限と責任で動いてますから、開発プロジェクトの遅れが公式にアナウンスされて、初めてプロモーションプロジェクトのプロジェクト・マネジャーは予定を遅らせるというネガティブな変更に着手できるわけです。

2つのプロジェクトを統括するマネジメント、つまりプログラムマネジメントであればスピーディに意思決定ができるというわけ。

資源の有効活用

プロジェクトには繁忙期があります。
あるいは、突発的なトラブルで、急に負荷が上がることも。

プロジェクトだけで処理しようとすると、外部の資源の使用を余儀なくされて、思わぬコストアップにつながります。

これを複数のプロジェクトで資源を融通し合えれば、外部の資源を使わずに済みます。
しかし、他所のプロジェクトの状況は見えませんし、他所のプロジェクトの資源に対する権限もありません。
プロジェクト・マネジャー間で調整することも不可能ではありませんが、まさに調整が必要になるわけです。

これをスムーズに行えるのが複数プロジェクトを俯瞰しているプログラムマネジメントです。

スケールメリット

早い話、大きいことはいいことだということ。
スケールメリットは和製英語で、英語はeconomies of scale、和訳は規模の経済です。

プロジェクトごとに発注している資材を、複数プロジェクトで、仕様や発注先を揃えれば、価格交渉力が上がります。

あるいは、プロジェクトごとにやっている同じような業務をまとめて行えば全体のコストは下がります。
百人の給与処理を1人で行っていたとしても、千人の給与処理に10人は必要ないからです。

リスク軽減

これはプロジェクト間の情報共有の難しさの裏返しでもあるんですが、あるプロジェクトで顕在化したリスクを他のプロジェクトに伝える公式なルートはない組織がほとんどで、あっても遅れるのが普通です。
プログラムマネジメントから見れば、プログラムのリスクですから、労せずしてプロジェクト間で共有できます。


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